Negli ultimi anni, a causa della pandemia, si è reso necessario un incremento dello sviluppo delle videocomunicazioni per portare avanti riunioni, lezioni e quant’altro.
Microsoft Teams è senza dubbio uno degli strumenti principi per le videochiamate in ambito business, per rimanere sempre in contatto con colleghi e superiori, condividendo anche file nei gruppi di lavoro.
Ma, come vedremo qui di seguito, Microsoft Teams è uno strumento ideale per tutte le categorie di utenti, grazie alla sua grande versatilità e alle sue funzioni innovative.
Che cosa è Microsoft Teams
Per prima cosa vediamo di capire meglio che cosa è Microsoft Teams e i principi generali di questo software. Teams è sostanzialmente una piattaforma di lavoro condiviso che utilizza chat, teleconferenza, e spazi virtuali per la condivisione di contenuti.
Perfettamente integrato con gli strumenti di lavoro Office, anche Microsoft 365, permette a più persone di operare sugli stessi file in piena serenità.
Non solo: Teams mette in comunicazione persone o gruppi, come con Zoom, ad esempio. Infatti Microsoft Teams viene usato anche in ambito scolastico, grazie a “Teams for Education”, dove gli amministratori e gli insegnanti creano gruppi composti da classi di alunni, professori, personale, maestri…
Questo incredibile strumento consente dunque di condividere de canali in cui è possibile inviare testo e immagini, oltre ad effettuare anche chiamate VoIP.
Come si usa Microsoft Teams gratis
Teams è piuttosto semplice da usare e qui di seguito cercheremo di spiegare passo per passo come sfruttarne le potenzialità sia da PC che da smartphone e tablet.
Ti sarà sufficiente entrare dal tuo PC nel sito dedicato a Microsoft Teams e scaricare il programma di installazione per desktop in formato .exe. Una volta ottenuto il file si potrà lanciare l’installazione guidata.
Se è il tuo primo accesso dovrai iscriverti a Teams premendo l’apposito pulsante: è questa una procedura molto semplice e intuitiva.
Una volta completata l’iscrizione ti basterà aprire il client di Microsoft Teams e verrà creato un collegamento con il tuo team a cui potrai inviare il link per entrare in collaborazione.
Adesso che sei nel programma Microsoft Teams puoi gestire il tuo gruppo attraverso il menu “Team” che fornisce molte opzioni interessanti.
Come si avvia una conversazione su Team?
Avviare una conversazione con questa piattaforma è estremamente semplice: ti basterà infatti scrivere qualcosa sulla barra bianca su cui è posta la scritta “Avvia una nuova conversazione”.
Se invece vuoi inviare un messaggio soltanto da un componente del team, evitando di coinvolgere gli altri dovrai usare una formula davvero facile: @nomeutente e poi scrivere il messaggio.
Potresti avere bisogno di allargare il tuo gruppo e per farlo ti basterà cliccare sul pulsante “Aggiungi altre persone” e il gioco sarà fatto in pochissime mosse.
Tutto il programma è davvero molto intuitivo: ad esempio, ti basterà cliccare sul pulsante [+] per aggiungere una scheda con un’applicazione o un file specifico. E’ questo il caso della condivisione di una scheda che contiene dei documenti, ad esempio.
Sono davvero molte le opzioni di questo fantastico software e tutte molto utili, ma vediamo qui di seguito di capire al meglio ciò che ci interessa maggiormente: le riunioni con Microsoft Teams.
Come si organizzano riunioni in Microsoft Teams
Nel menu “Riunione” vi è la possibilità di organizzare facilmente una riunione, programmandola. Come? E’ facilissimo: il programma una volta che lo avvii ti chiederà di inserire i nomi dei partecipanti, poi dovrai inserire la data e l’orario.
La riunione, in questo modo, è fissata e non dovrai fare altro che farti trovare a disposizione nella data giusta e nell’orario giusto. Vi sono anche molti strumenti per cadenzare automaticamente altre riunioni, per creare un calendario, per aggiungere partecipanti obbligatori o facoltativi e tanto altro ancora.
Insomma Microsoft Teams si rivela uno strumento assolutamente completo per organizzare riunioni e per pianificare il lavoro come se si fosse nello stesso ufficio.
Posso usare Microsoft Teams anche da browser?
La risposta è: sì! E’ possibile usare Teams anche senza scaricare sul proprio disco rigido il software e procedere con l’installazione. Dovrai comunque avere un account Microsoft e andare a collegare a questo lo strumento Teams.
Ti basterà dunque collegarti alla pagina di accesso di Teams, inserire l’indirizzo di posta elettronica e fare il login, digitare la password e cliccare su “Accedi”.
L’interfaccia di Teams, usato da browser, è estremamente simile al programma vero e proprio utilizzato tramite download e installazione: questo rende le cose molto più facili.
Non dimenticare, quando vuoi chiudere la sessione, di uscire dal tuo account prima di chiudere il browser: ti basterà andare sull’icona del tuo account e selezionare il tasto “Esci”.
Posso usare Microsoft Teams su smartphone e tablet?
Ancora una volta: sì! Puoi usare Teams da tablet e smartphone grazie alle app ufficiali del servizio realizzate sia per Android che per iOS/iPadOS.
Queste app sono utilissime anche per un utilizzo extra-lavorativo: fare una videochiamata o una chat testuale è davvero facile ed il servizio è di alta qualità.
Per utilizzare Teams sul tuo device ti sarà sufficiente scaricare l’app dallo store che preferisci: Play Store, App Store o store alternativi. Cerca Microsoft Teams e seleziona il primo risultato della ricerca.
Procedi poi facendo tap su “Ottieni/Installa”. Una volta completato il download e portata a termine l’installazione potrai avviare l’app, ma prima di aprire delle conversazioni dovrai effettuare l’accesso al tuo account Microsoft.
Dovrai quindi selezionare la voce “Accedi”, inserire indirizzo email e password e premere il tasto per fare l’accesso; dopo di che potrai scegliere il nome del tuo team.
Potrai inserire anche altre informazioni nel tuo profilo ed eventualmente caricare anche una foto personale. Subito dopo verrà il momento di invitare dei partecipanti andando a fare tap sull’apposito tasto.
L’applicazione per smartphone e tablet di Microsoft Teams è dotata di tutte le funzioni e di tutti i contenuti che sono presenti nella versione desktop.
L’unica cosa che l’interfaccia cambia leggermente.
Niente di drammatico, basta solo ricordare che sarà il pulsante ☰ ad aprire il menu del profilo, dove potrai impostare il tuo stato, il messaggio personale, le notifiche e le altre impostazioni, come, ad esempio, l’utilizzo dei dati mobili e il tema dell’app.
Alternative a Teams
Se Teams non fa per te o hai bisogno di organizzare una riunione in modo rapido e senza perdere tempo in fase di registrazione, puoi utilizzare Zoom.
Zoom è uno dei top player in ambito videochiamate ed è molto semplice utilizzarlo. Qui trovi una guida dettagliata che ti spiega come sfruttarlo al meglio per effettuare videochiamate con gli amici, condividere lo schermo e molto altro.